ระบบ ERP และ SAP

ERP

ระบบ ERP หมายถึงอะไร
 ERP   ย่อมาจาก  Enterprise  Resource  Planning  หมายถึง  การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร

ลักษณะสำคัญของระบบ ERP คือ

1. การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP      

             จุดเด่นของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง    การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน   การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow)     ERP    ทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด   พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที   ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP

                                การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง(real  time) อย่างทันที เมื่อมีการใช้ระบบ ERP    ช่วยให้สามารถทำการปิดบัญชีได้ทุกวัน    เป็นรายวัน คำนวณ ต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

3.   3. System  Administration  Utility

     Utility  กำหนดการใช้งานต่างๆ ได้แก่ การลงทะเบียนผู้ใช้งาน, การกำหนดสิทธิการใช้, การรักษาความปลอดภัยข้อมูล, การบริหารระบบ  LAN และ   network  ของ   terminal, การบริหารจัดการ  database เป็นต้น

sap

SAP คือ โปรแกรมที่ช่วยจัดการสายงานทุกสายงานของธุรกิจให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ อย่างรวดเร็ว และได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

สามารถนำไปใช้ประกอบการดำเนินกิจกรรมของธุรกิจได้ และผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลสถานะของบริษัทได้

ใน SAP เองมี Modules หลายๆ Modules ที่มีหน้าที่ทำงานแตกต่างกัน แต่สอดประสานกัน

ในแต่ละ Modules จะส่งข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกัน ถึงกัน โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนในแต่ละ Modules และ

มีการพัฒนาขึ้นมาในลักษณะของ Based on Best Practice in Industry

กล่าวโดยสรุป SAP (System Application products) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจประเภท ERP (Enterprise Resource Planning)

ของประเทศเยอรมันที่ใช้ควบคุมดูแลทุกสายงานของบริษัท

Application Module หลักๆในระบบ SAP

    * FI Financial Accounting หรือโมดูลทางด้านบัญชีการเงิน
    * CO Controlling หรือโมดูลทางด้านบัญชีจัดการหรือบัญชีบริหาร
    * AM Fixed Assets Management หรือโมดูลทางด้านการจัดกาสินทรัพย์ถาวร
    * SD Sale & Distributions หรือโมดูลทางด้านขายและการกระจายสินค้า
    * MM Material Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการวัตถุดิบ
    * PP Production Planning หรือโมดูลทางด้านการวางแผนการผลิต
    * QM Quality Management หรือโมดูลทางด้านการจัดการด้านคุณภาพ
    * PM Plant Maintenance หรือโมดูลทางด้านการซ่อมบำรุงโรงงาน
    * HR Human Resource หรือโมดูลทางด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล
    * TR Treasury หรือโมดูลทางด้านการบริหารการเงิน
    * WF Workflow หรือโมดูลทางด้าน Flow ของกระบวนการทำงาน
    * IS Industry Solutions คือส่วนระบบงานธุรกิจเฉพาะ โดยที่ไม่ใช่โมดูลมาตร
    * Project Systems - PS
    * System Management - BASIS
    * Advanced Business Application Programming - ABAP
    * Business Information Warehousing - BIW
    * Customer Relationship Management - CRM
    * Advanced Planner Optimizer - APO
    * Product Lifecycle Management - PLM

ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

                ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ( Hardware ) และโปรแกรม ( Software ) รวมทั้งผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน  การจัดการและการตัดสินใจในองค์กร

 เนื้อหาและการจัดโครงสร้างสารสนเทศ

                เนื้อหาของการจัดการสารสนเทศครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้

                1.       ศาสตร์และศิลป์ในการจัดการและการตัดสินใจ

                2.       จิตวิทยาและพฤติกรรมการแสดงออกซึ่งจะเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบสารสนเทศ
                3.       สภาพแวดล้อม ( Environment ) และการผลักดันทางเทคโนโลยีเพื่อก่อให้เกิดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

                4.       วิธีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System )

การจัดโครงสร้างของสารสนเทศ  หากจะแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้  เป็น 4 ระดับคือ

                1.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ( Top Management )

                2.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manangement )

                3.       ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุม ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่าง ( Bottom Management ) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

                4.       ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเข้าสู่กระบวนการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศออกนำเสนอต่อผู้บริหาร

 ความต้องการระบบสารสนเทศ

                ผู้บริโภคข้อมูลปรารถนาจะให้องค์กรมีเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารที่มีประสิทธิภาพ ทันสมัย และสามารถสนองตอบความต้องการในทางปฏิบัติงานได้ ซึ่งความต้องการข้อสนเทศแต่ละระดับไม่เท่ากัน แต่ละระดับมีความต้องการแตกต่างกัน ในระดับปฏิบัติจะต้องมีระบบงานที่สนองความต้องการของระดับปฏิบัติ ( Operational System ) ระดับกลางมีระดับงานที่คอยควบคุมดูแลให้งานต่างๆเป็นไปตามที่กำหนดไว้ จึงจำเป็นต้องได้ระบบงานที่ช่วยในการตัดสินใจ  ระดับสูงเป็นงานด้านวางแผนกลยุทธ์เพื่อการตัดสินใจ ดังนั้นความต้องการสารสนเทศของแต่ละระดับจึงไม่เหมือนกันถึงแม้จะมาจากฐานข้อมูลเดียวกัน แต่ต้องสร้างระบบ สร้างสารสนเทศเพื่อสนองความต้องการของแต่ละระดับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร หรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ [Management Information Systems (MIS)] เป็นระบบที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดหาข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงาน หรือการวิเคราะห์วางแผน การจัดการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพในองค์กรประกอบด้วยระบบย่อย4ระบบดังนี้
                1.       ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing Systems )

                2.       ระบบการรายงาน ( Management Report Systems )
                3.       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Report System )
                4.       ระบบสารสนเทศสำนักงาน ( Office Information Systems )
ระบบย่อยทั้ง4ระบบนี้ จะสร้างความสัมพันธ์ให้เข้ากับระบบสนับสนุนผู้บริหาร( Excutive Support Systems)
                1.       ระบบประมวลผลรายการ [ Transaction Processing Systems (TPS)] เป็นระบบที่ เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวันขององค์การ การบันทึกรายการต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นการปฏิบัติงานในลักษณะซ้ำๆกันทุกวัน ( Routine ) เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการเชื่อมโยงกับตัวแปรอื่นๆ
                2.       ระบบการรายงาน [ Management Reporting System (MRS) ] เป็นระบบที่ช่วยในการจัดเตรียมรายงานเพื่อสนองตอบความต้องการของผู้ใช้ ( User ) วัตถุประสงค์คือเพื่อจัดเตรียมข้อมูลให้กับผู้บริหารเพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะมีการตัดสินใจ  รายงานที่เตรียมขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System ) โดยทั่วไปข้อมูลต่างๆที่อยู่ในรูปของข้อสรุป ( Summary  Report )  หรือจะพิจารณารายละเอียดของข้อมูลก็ได้ ( Detail Report
                3.       ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ [ Decision Support Systems (DSS) ] ระบบนี้ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่างๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยคณบดี รองคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก สถาบัน ที่นั่งอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ และรายงานผลได้ทันกับความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถในการใช้งานได้ดีกว่าระบบประมวลผลรายการ  และระบบรายงานการจัดการ  เนื่องจากระบบ DSS สามารถปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่างกัน แล้วทำการคำนวณวิเคราะห์ใหม่ได้ ซึ่งไม่เหมือนกับ TPS และ MRS ที่ยังเป็นข้อมูลดิบซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ประจำวัน  

                4.       ระบบสารสนเทศสำนักงาน [ Office Information System ( OIS ) ] เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ ( Computer Base ) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner ) เครื่องโทรสาร (Facsimile ) โมเด็ม ( Mofem ) โทรศัพท์และสายสัญญาณ  รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word Processing ) โปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ( Microsoft Office ) และโปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E-mail ) เป็นต้น ระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานจะมีความยืดหยุ่นและคาบเกี่ยวกับขอบเขตของ TPS, MRS และ DSS นอกจากนั้นระบบความรู้ [ Knowledge System (KES) ] ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานก็มีบทบาทในการพัฒนาองค์กรเนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะ เช่น บรรณารักษศาสตร์มีการใช้โปรแกรมเฉพาะงานการจัดทำฐานข้อมูลแคตตาลอค ฐานข้อมูลบรรณานุกรม ฐานข้อมูลการทำดรรชนีบทความเป็นต้น

                นอกจากนั้นยังมีระบบอื่นๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System ) ระบบอัจฉริยะ (Artificial Intelligence ) ในระดับนโยบายและแผนขององค์กร จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร [ Excutive Support System (ESS ) ]

                ระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( ESS ) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์กร  โดยจะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายในองค์กรในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์กรเพื่อนำมาประกอบการพิจารณาตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน  ดังนั้นระบบสนับสนุนผู้บริหารจึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์โดยส่วนใหญ่จะอยู่ในรูป เมนู ( Menu ) กราฟฟิค ( Graphic )  และอาศัยการติดต่อสื่อสาร (Communication ) รวมถึงการประมวลผลขอบเขตของหน่วยงาน ( Local Processing )

ข้อมูลในองค์กรจะใช้งานได้ต้องผ่านการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศ ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปใช้ทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เช่น การวิเคราะห์การทำงานภายในหน่วยงาน หรือการวิเคราะห์ผลผลิตขององค์กร สารสนเทศมีประโยชน์มากจึงจำเป็นต้องมีการลงทุนเพื่อสร้างสารสนเทศขึ้นมา และจะต้องมีการจัดการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ เพื่อให้เกิดพัฒนาการทางการศึกษา การบริหาร หรือแม้แต่การเตรียมพร้อมที่จะวิเคราะห์การลงทุนในอนาคตอันใกล้ที่มหาวิทยาลัยกำลังเตรียมการออกนอกระบบด้วย ระบบสารสนเทศในองค์กรมักจะคำนึงถึงประโยชน์ต่อไปนี้
                1.       การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
                2.       การลดเวลาการทำงาน
                3.       การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน/การเรียกใช้/การเลือกใช้สารสนเทศ
                4.       ความสามารถกลั่นกรองสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการได้ทันที
                5.       การใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ ( ระบบฐานข้อมูล/ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์/ทรัพยากรสารสนเทศ )
                6   ความสามารถในการสร้างมาตรการประกันคุณภาพการศึกษา เช่น สามารถตรวจสอบติดตามผลการเรียนของนักศึกษา/ ประวัติ/ ผลการปฏิบัติงานของบุคคลากร เป็นต้น
                7.       สร้างโอกาสในการพัฒนาองค์กรด้านการศึกษาให้สังคมรู้จักและเลือกใช้
                8.       สร้างภาพพจน์ที่ดีให้ปรากฏแก่สังคม

อัลวิน ทอฟเลอร์ได้วิเคราะห์ไว้ในหนังสือคลื่นลูกที่สามว่า 

                “สิ่งที่ยุคคลื่นลูกที่สามต้องการมากขึ้น คือคนที่รับผิดชอบ เข้าใจงานของตนว่าประกอบกับงานของคนอื่นอย่างไร ต้องสามารถปฏิบัติงานใหญ่ได้ สามารถปรับตัวกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปรได้ดี และปรับตัวให้เข้ากับคนรอบข้างได้ดี ”

                องค์กรต่างๆมีความจำเป็นต้องมีการจัดการระบบสารสนเทศให้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการนำระบบสารสนเทศไปใช้ในการตัดสินใจ เนื่องจากระบบสารสนเทศอาศัยระบบการจัดการฐานข้อมูล ( Database ) ซึ่งเป็นแหล่งรวมข้อมูลขององค์กร และทำหน้าที่สนับสนุนข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆภายในองค์กร  ระบบข้อมูลสารสนเทศจำเป็นต้องกระจายให้กว้างโดยอาศัยการสื่อสาร ซึ่งจะอยู่ในรูปของอุปกรณ์ที่ใช้ในองค์กร โดยการสร้างเป็นเครือข่ายเฉพาะที่ ( Local Area Network ) หรือ LAN เพื่อให้ภายในองค์กรสามารถใช้ข้อมูลต่างๆร่วมกันได้ในรูปของเครือข่ายเฉพาะพื้นที่ ( LAN ) และอินทราเน็ต ( Intranet ) และสามารถส่งข้อมูลสื่อสารกับเครือข่ายระยะไกลได้

               เมื่อองค์กรมีความพร้อมผู้บริหารสามารถจะรับรู้ศักยภาพ ขององค์กรได้ในภาพรวมโดยศึกษาจากข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล และวิเคราะห์แล้วด้วยวิธีนำข้อมูลที่ได้จัดเพื่อการบริหาร (MIS ) มาใช้ให้เกิดประโยชน์ในแง่ของการตัดสินใจ  การกำหนดนโยบาย  การวางแผนงานก็จะสามารถพัฒนาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ผู้บริหารต้องพร้อมที่จะบันดาลให้เกิดระบบ MIS ขึ้นในองค์กรอย่างมีหลักการ อย่างอดทนและต่อเนื่อง  รวมทั้งต้องมีการพัฒนาตนเองให้ก้าวหน้าทันกับความเจริญทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และความรู้อันเกี่ยวเนื่องด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ  เช่นองค์ความรู้ใหม่ๆ  การจัดการความรู้ และยอมรับรู้ว่าโลกในยุคของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำรงชีวิตนั้นเป็นเช่นไรและพยายามให้ความรู้แก่คนในองค์กรอย่างทั่วถึง  ทั้งนี้เพื่อให้องค์กรพัฒนาไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ